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E-Rechnung wird Pflicht: Was Unternehmen bis 2027 und 2028 vorbereiten müssen
Die elektronische Rechnung wird für Unternehmen in Deutschland in zwei weiteren Stufen zur Pflicht. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro E-Rechnungen an inländische unternehmerische Kunden ausstellen. Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Ausstellungspflicht dann für alle Unternehmen, unabhängig von der Höhe des Umsatzes. Das geht aus dem Wachstumschancengesetz und einem aktuellen Schreiben des Bundesfinanzministeriums (BMF) hervor, wie unter anderem der Zentralverband des Deutschen Handwerks (ZDH) und die Industrie- und Handelskammern mitteilen.
Gestaffelte Einführung bis 2028
Bereits seit dem 1. Januar 2025 gilt der erste Schritt der Neuregelung: Seit diesem Datum müssen alle Unternehmen in der Lage sein, elektronische Rechnungen im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B) zu empfangen. Die E-Rechnung löst damit schrittweise die bisher übliche Papierrechnung und einfache PDF-Dateien ab. Rechtliche Grundlage ist das Wachstumschancengesetz, mit dem die Vorgaben der europäischen Mehrwertsteuer-Richtlinie in deutsches Recht umgesetzt werden. Der Vorrang der Papierrechnung ist seit Beginn des Jahres 2025 entfallen, wie die DATEV-Wissensplattform erläutert. Zustimmung des Rechnungsempfängers zum elektronischen Versand ist grundsätzlich nicht mehr erforderlich. Auch das Bundesportal e-rechnung-bund.de weist darauf hin, dass die Pflicht zur strukturierten E-Rechnung zwischen Unternehmen seit dem 1. Januar 2025 gilt und das BMF ausführliche Informationen für die betroffenen Unternehmen bereitstellt.
Die Umstellung erfolgt gestaffelt nach Unternehmensgröße. Laut ZDH und IHK Frankfurt am Main gilt: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro müssen ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen ausstellen. Unternehmen mit einem geringeren Umsatz dürfen bis zum 31. Dezember 2027 noch herkömmliche Rechnungen – etwa auf Papier oder als PDF – versenden. Ab dem 1. Januar 2028 entfällt diese Ausnahme: Dann müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen ausstellen, empfangen und verarbeiten können. Die Schwellen richten sich jeweils nach dem Gesamtumsatz des Vorjahres. Entscheidend ist dabei der inländische B2B-Bereich; Rechnungen an private Endverbraucher (B2C) sowie Auslandsgeschäfte bleiben von der Pflicht ausgenommen.
Was zählt als E-Rechnung
Entscheidend für die Praxis ist die Definition der E-Rechnung. Sie muss in einem strukturierten elektronischen Format vorliegen, das eine automatisierte und elektronische Verarbeitung ermöglicht. Eine einfache PDF-Datei ohne strukturierte Daten erfüllt diese Anforderung künftig nicht mehr. Zulässige Formate richten sich nach der europäischen Norm EN 16931; dazu zählen insbesondere XRechnung und ZUGFeRD. Details zur Umsetzung hat das BMF in einem Schreiben vom 11. November 2025 konkretisiert, wie das Fachportal Haufe berichtet. Dort wird unter anderem geregelt, welche Angaben eine Rechnung enthalten muss und welche Übertragungswege zulässig sind. Hybride Formate wie ZUGFeRD, die eine PDF-Ansicht mit eingebetteten XML-Daten kombinieren, bleiben zulässig.
Folgen für die Praxis
Für Unternehmen bedeutet die Umstellung, ihre Rechnungsprozesse zu prüfen und gegebenenfalls anzupassen. Betroffen sind sowohl der Versand als auch der Empfang von Rechnungen. Nach Angaben der IHK Darmstadt müssen Unternehmen seit Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können – eine technische Infrastruktur dafür ist also bereits Voraussetzung. Die Kammern und der Bundesverband E-Rechnung empfehlen, die verbleibende Übergangszeit zu nutzen, um Software und Abläufe auf die strukturierten Formate umzustellen. Dazu gehört auch, Buchhaltungs- und Warenwirtschaftssysteme auf ihre Kompatibilität zu prüfen und gegebenenfalls Schnittstellen zu Dienstleistern einzurichten. Verbände und Kammern bieten dafür Informationsveranstaltungen und Checklisten an. Die IHK Darmstadt etwa stellt in einem Steuerinfo die Eckpunkte der BMF-Pläne zusammen und erläutert die Übergangsfristen.
Für kleine und mittlere Unternehmen ist die Frist bis 2028 zwar noch ausreichend lang, doch Experten raten zu einer frühen Umstellung. Wer bereits jetzt auf strukturierte Formate setzt, kann Prozesse automatisieren und Fehlerquellen reduzieren. Zudem entfällt bei der E-Rechnung der Postweg, was Bearbeitungszeit und Portokosten spart. Die Pflicht betrifft ausschließlich Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen; Rechnungen an private Endverbraucher (B2C) sowie Auslandsrechnungen sind von der Regelung nicht umfasst. Auch Kleinunternehmer nach § 19 Umsatzsteuergesetz müssen sich ab 2028 an die Ausstellungspflicht halten. Hintergrund ist ein Urteil des Bundesfinanzhofs sowie die Harmonisierungsbestrebungen auf europäischer Ebene: Mit der Initiative ‚VAT in the Digital Age‘ (ViDA) plant die Europäische Union, digitale Meldepflichten und elektronische Rechnungsstellung schrittweise in allen Mitgliedstaaten zu verankern. Deutschland setzt mit der nationalen E-Rechnungspflicht einen Teil dieser Vorgaben vorzeitig um.
Neben der technischen Umstellung sind organisatorische Fragen zu klären. Dazu zählen die Archivierung der elektronischen Rechnungen nach den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) sowie die Sicherstellung der Echtheit und Unversehrtheit der Rechnungsdaten. Die Aufbewahrungsfristen bleiben unverändert bei zehn Jahren. Unternehmen sollten außerdem prüfen, ob ihre bisherigen E-Mail- oder Portallösungen den Anforderungen an strukturierte Datenformate genügen.
Mit der vollständigen Pflicht ab 2028 endet die Übergangsphase. Von da an gibt es keine Ausnahmen mehr nach Umsatzgröße. Ziel der Regelung ist nach Angaben des Bundes eine stärkere Digitalisierung und Automatisierung des Rechnungswesens sowie die Vorbereitung auf ein künftiges elektronisches Meldesystem für Umsatzsteuerzwecke. Mit diesem System sollen Rechnungsdaten künftig in nahezu Echtzeit an die Finanzverwaltung übermittelt werden können, wie es in der Begründung des Wachstumschancengesetzes heißt. Wann das Meldesystem eingeführt wird, steht noch nicht fest; die E-Rechnung gilt als dessen technische Grundlage.
Quellen:
